Новости

В сфере делового общения электронная почта будет доминировать.

Электронная почта в прошлом году оказалась в эпицентре нескольких скандалов. И поскольку ее будущее находится сейчас под большим вопросом, выясним, что же есть у технологий взамен? Эксперт Silicon.com по электронной почте Моника Силли представила свои прогнозы на этот счет.

В среднем, по данным исследования Radicati, люди получают сейчас до 110 электронных писем в день. В Европе этот показатель составляет около 70 в день. Какое бы количество электронных посланий вы не получали ежедневно, все равно это огромная цифра, и дело, как правило, заканчивается тем, что вы не в состоянии должным образом их обработать.

Если еще учесть, что 25% бизнес-пользователей хотят получить ответ на свои письма в течение часа, неудивительно, что в прошлом году было такое количество происшествий, связанных с электронной почтой. Например, в июне графство Суррей было оштрафовано на 120 000 фунтов стерлингов за нарушение Закона о защите данных, как отправившее секретные электронные сообщения не тем людям. Затем, в октябре, были проблемы с серверами Blackberry Crumble, которые оставили многих пользователей без электронной почты. Это лишь некоторая часть из наиболее известных происшествий, связанных с электронной почтой, и следует отметить, что многие из них стоили своим организациям очень дорого. Кроме того, по наблюдениям Моники Силли, в последний год 75 минут в день на человека тратилось в компаниях на обработку огромного количества ненужных сообщений. Эти цифры говорят о том, что электронная почта является главным средством коммуникации в бизнесе, и она сохранит свое «царственное» положение еще три-пять лет. Без сомнения, в маркетинге все больше будут применяться социальные сетевые сервисы и широковещательные сообщения, но в сфере серьезного делового общения все-таки продолжит доминировать электронная почта.

Что год грядущий – год 2012 – нам готовит? Вот 5 прогнозов от Моники Силли.

Правила использования электронной почты станут популярнее.
Все больше компаний продолжат внедрять у себя правила использования электронной почты, поскольку они пытаются изменить поведение людей, чтобы повысить производительность труда и бороться с чрезмерным количеством электронной почты, а также стрессом, который, как правило, сопровождает избыток электронной почты.

Архивация электронных сообщений сохранит свою важность.
Компаниям по-прежнему надо будет уметь сохранять и искать ключевые электронные письма, содержащие корпоративную историю. Возможно, некоторые организации уже внедрили системы архивации корпоративной почты, но в большинстве своем они по-прежнему полагаются на то, что архивы создают отдельные сотрудники на собственных жестких дисках.
Такой подход зачастую ведет к тому, что многие ценные сообщения оказываются утерянными, и это дорого обходится организации, если там, положим, содержатся доказательства, которые могут оказаться крайне необходимыми при юридических разбирательствах. Кроме того, даже самое лучшее ПО окажется бесполезным, если пользователи сами не понимают, как его надо использовать, что следует сохранять, а что удалять.

Этикет электронных посланий поможет сохранить постоянных клиентов.
Плохо и неграмотно написанные электронные сообщения могут запросто разрушить чрезвычайно важные отношения, которые налаживались не один год. В нынешней высококонкурентной обстановке, когда компании всячески стараются выделиться, укрепить свой имидж и повысить качество обслуживания клиентов, этикет использования электронной почты будет играть все более значительную роль.

Эффективное управление личными электронными сообщениями станет неотъемлемой частью работы с почтой.
Здесь важны два момента – то, как вы управляете своей входящей почтой, и то, как вы используете ПО, дабы помочь самому себе. Очень многие до сих пор не используют ПО для работы с электронной почтой в полном объеме. Апгрейды ПО - например, модернизация Outlook 2003 до 2010 – могут быть главным изменением для пользователей. Те, кто не настолько искушен в технологиях, зачастую попусту теряют свое время, пытаясь понять, где уже давно известные функции находятся в новой версии программного обеспечения.

Соблюдение требований и безопасность будут по-прежнему во главе угла.
Во-первых, поскольку преступлений, связанных с компьютерами, становится все больше, растут расходы и на то, чтобы опять все привести в порядок. Во-вторых, доказательства в виде электронных писем играют все более значимую роль при разбирательствах, связанных с противозаконной деятельностью, будь то частный или государственный секторы экономики. В-третьих, распространение персональных мобильных устройств на работе продолжится, что повлечет за собой проблемы, связанные с безопасностью систем.

Как можно помочь своей компании более эффективно использовать электронную почту в 2012 году? Вот четыре вопроса, на которые стоит ответить вам, вашим HR-отделам и директорам, отвечающим за корпоративные коммуникации: во-первых, есть ли в организации правила использования электронной почты, где подробно описано, что является приемлемым поведением. Во-вторых, есть ли у вас соответствующие программы обучения по использованию электронной почты, дабы помочь пользователям сэкономить время и более грамотно использовать системы. Третий вопрос коснулся того, в курсе ли ваши пользователи, какие электронные письма необходимо сохранять и как долго, а какие следует уничтожать, и четвертый - насколько актуальна политика использования электронной почты и Сети в вашей компании на данный момент.

Источник Astera